Penerapan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
di PT Kalbe Farma

1. Pendahuluan
Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan suatu system yang mengintegrasikan dan mendukung suatu aktivitas bisnis dari suatu perusahaan baik dalam bidang jasa maupun manufactur. Proses pengintegrasian sistem ERP dapat meliputi berbagai macam aktivitas bisnis seperti; logistik, keuangan, akutansi, penjualan, pemasaran, sumber daya manusia. Dengan adanya sebuah sistem ERP maka akan dapat membantu seluruh bagian dan sistem yang ada dalam perushaan. ERP dapat digunakan untuk berbagi data, informasi, pengurangan biaya karena perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien, tidak ketinggalan juga akan dapat memperbaiki sistem manajemen dari suatu proses bisnis. Dalam penerapan ERP terdapat tiga fungsi utama yang merupakan suatu alur berurutan yaitu sebagai, pertama pendukung operasional bisnis, kedua sebagai alat yang membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dan yang ketiga adalah sebagai pendukung untuk menentukan strategi yang akan diambil oleh perusahaan.
Dengan kelebihan yang ditawarkan dari ERP tersebut membuat banyak perusahaan mulai untuk menerapkan ERP ini. Dibalik kelebihan yang ditawarkan oleh ERP, ERP juga mendatangkan “petaka” bagi perusahaan yang tidak siap dalam proses penerapan ERP ini. Akan tetapi tidak sedikit pula perusahaan yang berhasil dalam penarapan ERP dan menjadi perusahaan yang semakin berkembang dan maju. Hal penting yang harus diingat bahwa, sebelum penerapan ERP kita harus memperhatikan tiga faktor utama dalam sistem informasi yaitu;
1. Pemahaman bisnis proses dimana berfungsi untuk melakukan busines process Reengineering.
2. Pemahaman mengenai teknologi informasi, yang terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, networking, dan pengolahan database.
3. Pemahaman tentang sumber daya manusia perusahaan itu sendiri yang digunakan untuk change management.

Pertanyaan yang timbul adalah bagaimana suatu perusahaan atau organisasi dapat berhasil dalam melakukan penerapan ERP? Bagaimanakah perusahaan-perusahaan tersebut dalam menyiapkan tiga komponen utama dari sistem informasi tersebut? Terdapat banyak perusahaan yang berhasil dalam penerapan ERP, dan pada kesmpatan kali ini saya akan membahas salah satu perusahaan yang berhasil dalam menerapkan ERP. Salah satu dari banyak perusahaan yang berhasil dalam menerapkan ERP adalah PT Kalbe Farma. Dalam tulisan ini akan menceritakan faktor-faktor apa yang melatarbelakangi PT Kalbe Farma untuk menerapkan ERP, kendala apa saja yang ditemui dan bagaimana mengatasinya, dan manfaat yang diperoleh setelah penerapan ERP tersebut. Diharapkan tulisan ini dapat dimanfaatkan oleh banyak orang sebagai wawasan atau malah dapat digunakan sebagai masukan bagi perusahaan untuk menerapakan ERP.

2. Latar Belakang Penerapan ERP
Pada tahun 2000 PT Kalbe Farma mulai menerapkan ERP untuk mendukung bisnis proses yang ada di PT Kalbe Farma. PT Kalbe Farma pertama kali menerapkan modul keuangan, manufaktur, dilanjutkan modul distribusi, penjualan dan pemasaran, kemudian penerapan modul manufaktur. Terdapat beberapa alasan mengapa PT Kalbe Farma menerapkan ERP yang dibagi menjadi dua sub penting, yaitu;

A. Sesuai dengan cetak biru Teknologi Informasi Kalbe Farma hingga 2012:
1. Visi dan misi perusahaan adalah tumbuh bersama teknologi. Keberadaan TI bukan sekadar enabler, tapi harus menjadi akselerator pengembangan bisnis perusahaan.
2. Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulai dari sistem Supply Chain Management (SCM) terintegrasi hingga Customer Relationship Management (CRM).
3. Kebutuhan akan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang tepat waktu dan real time.
4. Dankos sebagai anak perusahaan menggunakan teknologi yang dibuat sendiri (in-house development).
5. Adanya kebutuhan untuk melakukan pengintegrasian sistem informasi yang ada di grup Kalbe Farma untuk dapat merumuskan strategi perusahaan dengan tepat.
6. Grup Kalbe berdiri tahun 1966, dimana saat ini mempunyai tiga divisi, yakni farmasi, makanan kesehatan, serta kemasan dan distribusi.
7. Grup usaha ini didukung oleh sekitar 12 ribu karyawan, termasuk 2 ribu salesman dan 105 orang staf TI.
8. Sistem integrasi penuh Supply Chain Management.

B. Rencana Pengembangan dan proyek Teknologi Informasi yang sedang dilakukan
1. Integrasi sistem untuk lima perusahaan farmasi, yakni: PT Kalbe Farma Tbk.; PT Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan PT Dankos Laboratories. Direncanakan akan selesai pada 2009.
2. Masuk ke proyek integrasi sistem TI inti dengan sistem distribusi. Ditargetkan pada 2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI yang terintegrasi dengan unit distribusi.
3. Mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement. Jadi pembelian akan diseragamkan, disentralisasi dalam satu tempat.
4. Penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada masyarakat secara komprehensif, mengenai produk hingga solusi.
3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penerapan ERP di PT Semen Gresik
Dalam melakukan penerapan ERP di PT Kalbe Farma terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penerapan ERP tersebut. Dalam hal ini dapat dibedakan menjadi poin penting yaitu:

A. Faktor Teknis
1. Proses Penerapan ERP dari Citrix merupakan salah satu tambahan teknologi untuk mendukung sistem ERP supaya aksesnya bisa lebih cepat (Citrix Meta Frame Secure Access Manager).
2. Melalui anak usaha PT Enseval Putera Megatrading sistem intinya ternyata menggunakan aplikasi dari vendor lain (Oracle). Alasannya, aplikasi itu lebih cocok buat bisnis di bidang distribusi.
3. Memiliki 62 kantor cabang di dalam negeri dan 7 kantor pemasaran di luar negeri
4. Proses membangun jaringan.
5. Pembangunan infrastruktur server dan database.
6. Menyusun proses dukumentsi sistem dan data.

B. Faktor Non Teknis
1. Komitment karyawan dan manajemen untuk mendukung keberhasilan penerapan ERP tersebut.
2. Proses remapping, dimana bisnis proses yang sudah dimilikki meskipun sudah memilikki aplikasi ERP, harus disempurnakan kembali karena adanya tambahan program aplikasi Citrix dan penggunaan aplikasi dari vendor lain untuk bagian distribusi yang menggunakan Oracle.
3. Perubahan bisnis proses dan penerapan ERP menyebabkan perubahan dalam struktur organisasi dalam hal tambahnya unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung, pemeliharaan, dan pengembangan ERP.
4. Aktivitas “Change Management” dimana untuk mengelola perubahan yang ada pada saat penerapan ERP.

4. Kendala Dalam Penerapan ERP
Terdapat beberapa kendala dalam melakukan penerapan ERP oleh PT Semen Gresik, kendala tersebut antara lain:
1. Karena pada tahun 2000 manajemen PT Kalbe Farma masih dalam proses melakukan konsolidasi internal dan masih dalam proses pengintegrasian pascamerger dengan Dankos dan Hexapharm Jaya
2. Kendala teknis berupa penggunaan istilah dalam proses bisnis yang telah dilakukan oleh PT Kalbe Farma dengan istilah yang terdapat dalam modul ERP.
3. Sedang di sisi budaya, penerapan ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut karyawan dan manajer untuk selalu belajar mengenai perkembangan teknologi informasi dan melakukan pembaruan data.
4. Faktor lainnya yaitu mengenai change management yang dilakukan oleh vendor mengenai proses pemeliharaan dan pengembangan serta pendampingan pada saat proses penerapan ERP di PT Kalbe Farma.

5. Cara yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kendala Penerapan ERP
Terdapat beberapa cara yang dilakukan oleh PT Kalbe Farma dalam mengatasi kesulitan dan kendala yang ditemui dalam proses penerapan ERP tersebut, antara lain;
1. Untuk mendukung peningkatan kualitas SDM di seluruh bagian yang berinteraksi langsung dengan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi, secara rutin Kalbe memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengikuti pelatihan-pelatihan, termasuk juga untuk SDM di kantor-kantor cabang.
2. Kalbe mengadakan pertemuan dengan para vendor untuk menyamakan persepsi sekaligus memperoleh komitmen, khususnya menyangkut aspek teknis dan prosedur, serta mekanisme penilaian kinerja bagi vendor baru. Parameter yang dikeluarkan oleh masing-masing pabrik, yang sebelumnya tidak tertulis dan bervariasi, mulai saat itu diseragamkan serta dibakukan ke dalam sistem Vendor Performance Management (VPM).
3. PT Kalbe Farma melakukan pendekatan kepada karyawan dan manajemen sebelum menerapkan sistem ERP dengan mengkomunikasikan kelebihan dan kekurangan serta posisi karyawan dan manajer mengenai sistem ERP.
4. Untuk menilai kinerja para vendor, perusahaan Kalbe menggunakan Key Perfomance Indikator. Pengukurannya didasarkan pada lima parameter, yaitu right delivery, right quality, right quantity, right price dan right service (5R).
5. Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-tik yang dianggap rawan jika terjadi suatu musibah.
6. Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan seperti kebakaran, gempa bumi, ataupun lainnya dimana sebelumnya telah melakukan kegiatan risk assesment untuk memlih lokasi yang tepat.

Implementasi ERP sistem mengubah kultur perusahaan. Ini terbukti dengan adanya penolakan dari user meskipun telah melalui proses pelatihan. Dengan digunakannya konversi sistem modular atau secara bertahap, secara tidak langsung dapat mengetahui respon user bila terjadi penolakan agar tidak mengganggu aktivitas perusahaan secara keseluruhan. Jika sistem sudah dapat diterima dan berfungsi dengan baik, maka modul yang lain baru diinstal. Dalam penerapan ERP perlu diadakan pelatihan dan juga komunikasi yang baik denagan para user untuk itu kita perlu mendatangkan konsultan yang berpengalaman. Tidak lupa juga membuat perjanjian dengan vendor mengenai penjaminan dan penilaian kinerja vendor sebagai agen pelaksana change management dan pemeliharaan-pengembangan sistem ERP.

6. Manfaat yang Diperoleh dalam Penerapan ERP
Manfaat ERP system di PT Kalbe Farma dapat dilihat dari kecepatan informasi yang dapat disampaikan dari satu bagian ke bagian lainnya. Mampu menambah jam kerja, paling tidak satu jam sehari. Artinya, dalam setahun ada tambahan 240 ribu jam kerja. Manfaat lainnya, Kalbe berhasil memangkas lama barang di gudang (inventori) dari 180 hari menjadi 110 hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory, sehinnga tidak terjadi off-prodution. Belum lagi, laporan konsolidasi bulanan yang tadinya selalu telat 10 hari, kini dipangkas tinggal empat hari. Sebelumnya, laporan baru bisa selesai pada tanggal 10 atau 12 bulan berikutnya. Sekarang sudah bisa selesai tanggal 4. "Ini adalah suatu percepatan. Manajemen mendapatkan informasi lebih cepat. Dulu, tidak ada yang bisa mengetahui turun-naiknya suatu produk secara detail.
Dengan ERP dapat dilengkapi dengan batch number, hal ini mengikuti mekanisme Cara Pembuatan Obat (CPO) yang Benar. Kegunaan batch number ini untuk menelusuri hingga ke bahan baku, jika terjadi masalah dengan produknya. Selain itu, berguna untuk mengakomodasi dan mendeteksi produk yang mendekati kedaluwarsa (first expired first out). Menggunakan Citrix untuk menerapkan secara terpusat berbagai aplikasi di seluruh sistem yang beragam, kami dapat memperpanjang usia piranti keras dari tiga tahun menjadi lima tahun. Manfaat lainnya adalah makin meningkatnya kepuasan konsumen, kebutuhan informasi antarkantor cabang sudah online, termasuk juga editor dengan bagian produksi.
Bentuk keuntungan lain dari penerapan sistem informasi dan teknologi informasin yang dijalankan adalah program Vendor Managed Inventory yang kini dijalankan PT Enseval Putera Megatrading, anak usaha Kalbe yang membidangi warehousing. Hal ini mempunyai arti, keperluan bahan baku Kalbe sudah tersedia di gudang Enseval dan siap dikirimkan. Enseval tinggal memberikan tagihan ke Kalbe sesuai dengan jumlah bahan baku yang digunakan. Dengan cara ini, “Kalbe tidak perlu repot memantau stok sehingga working capital-nya bisa diminimalkan.
Kemudian dari sisi segi penggunaan keuangan, tiap-tiap divisi atau bisnis unit yang ada tidak perlu lagi menunggu lama untuk memperoleh memo dari bagian keuangan. Proses approval yang bisa langsung dicek oleh pimpinan via jaringan elektronik. Mempercepat pengambilan keputusan karena semua data yang dibutuhkan dapat diketahui seketika. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan obat. Dengan penerapan modul-modul ERP yang ada juga meningkatakan keakuratan informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan dan menentukan langkah strategis yang dibutuhkan oleh perusahaan.

7. Kesimpulan
Dalam melakukan proses penerapan ERP perlu mempertimbangkan tiga kompenen utama dalam sistem informasi. Dimana ketiga komponen tersebut saling terkait. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami bisnis proses yang ada untuk mengetahui apakah perlu melakukan perubahan dalam hal teknologi informasi yang sudah ada di perusahaan dengan proses bisnis yang sedang berjalan, sehingga dapat menentukan sektor bisnis yang mana yang akan dikembangkan. Setelah melakukan proses evaluasi terhadap bisnis proses yang ada, maka akan diketahui apakah proses bisnis yang digunakan saat ini sudah cukup baik ataupun memerlukan perbaikan.
Kemudian perbaikan yang dibutuhkan harus ditentukan sampai sejauh mana dan teknologi apa yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dari sisi hardware yang mendukung bisnis perusahaan dan meminimalkan kebutuhan hardware yang tidak dibutuhkan. Kemudian pemilihan software yang dibutuhkan dalam hal ini modul-modul ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Komponen penting lainnya adalah sumber daya manusia yang menjalankan perubahan proses bisnis yang ada. Apakah orang-orang yang ada sudah mencukupi dan memenuhi kebutuhan dan kualifikasi untuk dapat mendukung perubahan dan penerapan penggunaan ERP ataupun sistem informasi yang baru atau sumber daya manusia yang ada masih diperlukan pelatihan dan pendidikan agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Jika secara umum suatu proses bisnis perusahaan telah dapat dituangkan ke dalam suatu standard aplikasi ERP yang umum (ERP), maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut dapat mempergunakan ERP untuk menunjang kemajuan dari perusahaan. Memang setiap perusahaan memiliki kekhususan yang mana secara umum ERP tidak dapat memfasilitasi kekhususan tersebut, tetapi jika dipandang tidak perlu dimasukkan ke dalam ERP dan masih dapat dikerjakan di luar ERP, maka sebaiknya tetap dikerjakan di luar ERP. Tetapi jika kekhususan tersebut merupakan faktor yang penting bagi proses bisnis perusahaan, maka dapat diusahakan untuk memasukkannya ke dalam ERP.
Hal yang perlu dipertimbangkan juga adalah kemampuan dari suatu ERP untuk mengakomodasi adanya modifikasi jika diperlukan. Akhir dari pertimbangan mengenai perlunya penggunaan ERP, implementasi ataupun modifikasi adalah, dari segi biaya yang diperlukan dan diperbandingkan dengan keuntungan yang dapat diraih oleh perusahaan di waktu kedepannya. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan lebih dari satu vendor yaitu Citrix dan Oracle, dan rencana pengembangan IT sesuai cetak biru 2012, dimana perlu diadakan proses pengawasan yang terus menerus dan berkesinambungan.
Penerapan ERP dalam rangka meningkatkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi merupakan keunggulan bersaing utama bagi semua perusahaan di masa depan. Karena itu, modul-modul dan vendor yang maju dan responsive akan meningkatkan profitabilitas Kalbe,”
Disamping itu peran change management sangat diperlukan untuk memberiakn pendidikan dan pelatihan kepada pengguna yaitu karyawan dan para manajer yang berhubungan langsung dengan sistem yang baru. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan Change Acceleration Project untuk mengelola perubahan yang ada dalam proses penerapan ERP di PT Kalbe Farma ini. Langkah-langkah PT Kalbe Farma untuk mendukung keberhasilan penerapan ERP juga terlihat dari pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada departemen atau bagian yang mengalami perubahan sistem informasi untuk mendapatkan dukungan dan komitmen dalam proses penerapan ERP.
Komitmen ini diperlukan untuk meyakinkan bahwa penerapan ERP ini hanya untuk kebaikan perusahaan dan pada nantinya akan meningkatkan nilai perusahaan dan pada ahirnya seluruh penghuni perusahaan akan mendapatkan manfaatnya, bukan untuk menghilangkan pekerjaan bagi seseorang atau sebagainya. Disamping itu, komitmen menejemen akan turut membantu penyelesaian dari konflik-konflik yang ada selama proses penerapan ERP.
Sehingga dapat disimpulkan, faktor kunci kesuksesan dalam penerpan ERP di PT Kalbe Farma adalah, Pemahaman bisnis proses yang matang, dimana hal ini adalah hal yang mutlak bagi suatu perusahaan dalam menerapkan ERP, dimana ERP tidak dapat diterapkan jika suatu perusahaan tidak memahami bisnis proses yang ada dengan jelas. Kedua mengetahui bagian-bagian mana yang harus diperbaiki dari bisnis prosesnya dan pemilihan aplikasi, modul dan vendor yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnisnya. Faktor selanjutnya adalah faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Kalbe Farma, yaitu change management yang baik. Suatu penerapan sistem informasi yang baru khususnya ERP akan selalu diikiti dengan adanya perubahan-perubahan dalam perusahaan tersebut. Change management diperlukan untuk memberiakan pelatihan dan pendidikan bagi pengguna yang bersentuhan langsung dengan penerapan suatu sistem yang baru. Disamping dua hal tersebut, juga perlu disampaiakn mengenai alasan pergantian sistem, keefektivan penggunaan sistem yang baru dan keuntungan dalam penggunaan sistem informasi yang baru tersebut.
Oleh karena itu kombinasi yang saling mendukung dan saling melengkapi antara proses bisnis dan perkembangan teknologi informasi merupakan tuntutan yang tidak dapat dielakan untuk keberhasilan suatu organisasi bisnis. Intinya pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi sangat membantu perusahaan untuk menghadapi persaingan global dan memperbesar peluang untuk menuai keuntungan dari internet yang berkembang semakin pesat.

8. Saran
Komitmen yang ada dari level karyawan hingga manajemen sebagai pengguna. Penerapan ERP di setiap perusahaan pasti mengalami kendala adan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran, sehingga komitmen yang kuat dari seluruh lapisan di dalam perusahaan sangat penting dan diperlukan.
Sebaiknya Kalbe memiliki sistem manajemen yang baik untuk melakukan perbaikan dan menularkannya kepada para pemasok, karena Kalbe tidak bekerja sendiri, kesuksesan Kalbe juga didukung oleh para pemasok bahan bakunya. Untuk itu, komitmen manajemen puncak Kalbe dan pemasok juga harus tinggi. Karena kemampuan perusahaan dalam dalam melakukan perbaikan dan pembenahan bukan hanya slogan semata. Akan tetapi hal ini juga membutuhkan suatu sistem yang terpadu agar perbaikan dan pengembangan dapat dilakukan secara berkelanjutan.
Vendor dan Kalbe merupakan suatu jaringan dalam Networkm Supply Chain. Dimana jika Kalbe Farma mengalami kemajuan maka vendor-pun akan merasakan manfaatnya secara nyata. Untuk mencapai tujuan itu, tentu diperlukan keterbukaan, kejujuran dan komunikasi di antara kedua belah pihak. Dengan tujuan terbinanya hubungan yang jangka panjang yang harmonis, dan saling mengubtungkan.


Daftar Pustaka
A. Mohammad B.S., Megaproyek Grup Kalbe Wujudkan Sistem Terintegrasi, 25 Oktober 2007, dapat diakses melalui: http://202.59.162.82/swamajalah/swadigital/details.

Bisnis Indonesia 26 Oktober 2006, Kalbe Farma Bangun Akses Infrastruktur

Firdanianty dan Handayani Tutut, Menjaga Rantai Pasokan Raja Farmasi, Rabu, 30 April 2008, dapat diakses melalui http://www.swa.co.id/swamajalah/praktik/details.

http://www.kalbefarma.com/print_version.php?mn=news&detail=19278